Consejos para Organizaciones sin Fines de Lucro que Brindan Servicios Remotos

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Llámeme
Desde 2016, ESC ha utilizado y recomienda Google Voice para reenviar las llamadas que la organización recibe a los teléfonos personales de los miembros del personal. Este servicio de reenvío es gratuito e incluye características como correo de voz por correo electrónico, alertas de texto y números de teléfono personalizados. También desde 2016, ESC ha instituido una política de, y recomienda a las organizaciones sin fines de lucro, un estipendio mensual estándar para reembolsar los gastos de telefonía móvil de los miembros del personal.

 

La Velocidad
Es posible que se sorprenda al saber que un factor clave en la cantidad de trabajo que usted y sus colegas pueden hacer en un día depende de la velocidad de su acceso a Internet. Desde 2016, ESC ha instituido una política de, y recomienda a las organizaciones sin fines de lucro, que todo el personal de teletrabajo reciba un estipendio para subsidiar sus gastos de internet. Al igual que con el estipendio telefónico, debe ser la misma tarifa mensual para todos los miembros del personal a tiempo completo, independientemente de su posición en la organización.

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Mirando
Seleccione un proveedor de video y conferencia telefónica. En 2019, el equipo de herramientas técnicas de ESC hizo una revisión exhaustiva de las opciones actuales disponibles. Recomendaron a nuestra junta la compra de una cuenta con Zoom. Desde entonces, hemos utilizado y recomendado el servicio. Apreciamos la capacidad de compartir pantallas seleccionadas, silenciar a los participantes individuales o todos, y que los participantes puedan elegir participar solo por teléfono. Esto permite que el personal se preocupe menos por su cabello y más por su trabajo antes de una reunión.
 

La Compañía de Tres
Para llamadas con tres personas, use el botón agregar un llamador en su teléfono inteligente después de conectarse a la primera persona. Esto le permitirá marcar o usar su libreta de direcciones para agregar cualquier persona que llame a su línea. Luego puede presionar "fusionar llamadas" para hablar con las tres personas a la vez. Es ideal para reuniones de grupos pequeños.

 

El Reloj
Es fácil tomar las horas que solía viajar, leer o deambular, y trabaja en su lugar. Cuando se trata del trabajo misionero, tiende a expandirse para llenar todo el espacio disponible. Recuerde que si recibe un mensaje fuera de horario, a menos que sea una llamada de su supervisor directo, suponga que puede esperar hasta que vuelva a estar en horario. Una parte clave para evitar el agotamiento y mantener el horario más eficiente posible es evitar que todas las horas se conviertan en horas de reloj. Los correos electrónicos son como las bananas. Tiene un par de días para llegar a ellos antes de que se conviertan, por lo que no necesita apresurarse y responder instantáneamente.

 

La Línea de Fiesta
Durante la última década, ESC ha utilizado FreeConferenceCall.com para llamadas gratuitas rápidas. Tiene problemas técnicos que se minimizan un poco si descarga su aplicación gratuita. Francamente, el beneficio principal es el precio.
Si va a tener reuniones remotas frecuentes y lo tiene en su presupuesto, le recomendamos que busque un servicio de video conferencia y use su número de FreeConferenceCall.com como una opción de respaldo.

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Slack
Muchos clientes de ESC se preguntan si deberían invertir en la plataforma de oficina y proyectos Slack para administrar su equipo y tareas. Si su organización cuenta con más de 50 empleados a tiempo completo o 100 empleados totales, incluso a tiempo parcial, a tiempo completo, y los contratistas, le recomendamos que lo considere a él y a otros proveedores de servicios de gestión de proyectos. No entre en pánico y salte a un contrato. El propósito de un presupuesto es ralentizar las cosas cuando son inesperadas. Eso es bueno. Es importante encerrar a las partes interesadas clave cuando ocurren eventos inesperados para que más personas puedan explicar las decisiones después. Un buen proceso de licitación incluirá un mínimo de tres ofertas solicitadas y cualquier oferta no solicitada a su solicitud de propuestas. ​

 

Fuera de la Caja
La investigación muestra que la división del gobierno federal más confiable para los estadounidenses es el Servicio Postal de los Estados Unidos. Hay una razón por la cual, es rápido, confiable y económico. Si su correo llega a su oficina o edificio físico, puede usar el programa gratuito de entrega informada de la oficina de correos para enviarle informes diarios de lo que viene en su correo. Le enviarán fotos diarias del frente de sus sobres a su dirección de correo electrónico. Esto le permite ver si esa donación prometida durante mucho tiempo, la respuesta de la subvención o la factura temida está en camino hacia usted desde cualquier lugar. Su correo puede reenviarse fácilmente a cualquier dirección también. USPS ofrece reenvío de correo temporal y permanente con el clic de un mouse.

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Carmen Sandiego
Una solución fácil para enviar y reenviar el correo es una caja de UPS. Le permiten tener una dirección elegida mientras trabaja desde cualquier lugar que funcione para usted. La presidenta y directora ejecutiva de ESC, Rachelle Jervis, las utilizó en una posición previa para obtener donaciones de todo, desde cheques hasta 6000 bolsas de papas fritas. El precio de reenvío de correo y cajas varió según la velocidad de entrega y las tarifas específicas de esa Tienda UPS. Recogida y retenciones por correo también están disponibles.

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Responder a Todos
No responda todo a ningún correo electrónico. No lo haga. Es exclusivamente para escenarios de emergencia extrema. No lo haga con un gif divertido, no lo haga con una pregunta poderosa. Simplemente no lo haga. En su lugar, recomendamos un par de relaciones culturales importantes con el correo electrónico:
1 Si es urgente o tan complicado que toma más de cinco oraciones, llame a la(s) persona(s) y comuníquese por teléfono.
2 Si recibe una buena pregunta en la que todos podrían beneficiarse de una respuesta, envíe un correo electrónico de seguimiento a todos con la pregunta y la respuesta.
3 Intente mantener un período de respuesta de llamadas telefónicas y mensajes de texto de 24 horas y un período de respuesta de correo electrónico de 72 horas. Si un correo electrónico que envió no recibió una respuesta en ese período, probablemente fue a la casilla no deseada o fue rechazado, y debe realizar un seguimiento por teléfono, mensaje de texto o USPS.​

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La Comunidad

Únase a ESC para trasladar sus eventos de recaudación de fondos de primavera de 2020 a un formato virtual. Convierta entradas en línea a digitales. Haga clic aquí para ver el anuncio de ESC sobre nuestra Almuerzo anual de Celebración de Servicio de Voluntario, que va a tener lugar en línea.

Al tener su recaudador de fondos anual en línea, ahorra los gastos masivos del lugar y al mismo tiempo puede ofrecer una oportunidad única para que los seguidores se reúnan. Si necesita ayuda para determinar cómo llevar su recaudación de fondos en línea, hable con su Gerente de Participación de ESC u obtenga uno por completando el formulario en execservicecorps.org/hire.

Si bien todos evitamos las multitudes, no debemos evitar apoyar las buenas causas que aseguran que nuestras comunidades estén funcionando en los buenos tiempos y en los malos.

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